福建省工程师经济师协会档案管理制度

福建省工程师经济师协

为加强档案管理，充分发挥档案作用，根据国家档案管理有关规定，特制定本制度。

各有关部门都应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料完整、准确、系统和安全。

协会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内档案材料收集、保存、整理和归档工作。归档后案卷移交综合部集中统一保管。

统一管理，分工负责。

负责协会档案管理，并设专人负责；各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。

1、贯彻执行档案工作各项法律法规和规章制度；

2、负责督促、指导、协助各部立卷归档工作；

3、负责立卷档案验收、登记、借阅和保管工作；

4、严格执行各项保密制度，维护档案完整和安全。

各部门档案管理工作职责：及时、准确按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，每年

3月底交至综合部存档；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料完整性。

各部门应做好档案材料收集工作，建立平时归卷制度，提高立卷工作效率和案卷质量，确保材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷档案移交综合部。

办公室档案管理人员对各部门送交案卷须进行严格检查，对不符合要求卷案要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁档案，必须编写销毁清单及全宗介绍材料。

建立档案、材料借阅制度。

检查核对制度：检查与核对是保证档案完整、安全重要手段。检查内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。检查要定期进行，每年

6、12月25日核查，并做好核查记录；但发生下列情况，也要及时进行核查，并及时补救：

1、 突发事件之后。如被盗、遗失或水灾、火灾之后；

2、 对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失；

3、 发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。

各部门以协会名义从事有关活动形成重要文件、材料归档后交办公室存档。各部门在各自业务活动中形成材料、文件应按照有关规定、自行归档、保存和管理，并接受综合部检查、指导。

四、文件材料立卷归档

按照文件材料立卷归档，将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。

档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动中形成文件材料。

归档案卷种类：文书文件卷案，重大会议（活动）案卷、职员档案案卷、固定资产案卷、分会（部门）活动案卷等。

归档案卷质量要求：组卷遵循文件材料形成规律和特点、保持文件之间有机联系、区分不同价值，案卷提档文件材料应为文件正式文本及文件定稿本。

立卷归档时间：档案立卷要求及时，文件形成后

3天存档；事件结束后15天交至

五、档案保管期限、鉴定和销毁

档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

对保管期满档案，由协会领导、

和有关业务部组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。

“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。由监督销人员在销毁目录上签字，作为日后查考凭据。

案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。

各类活动结束后，应将文件材料系统整理立卷归档，按要求移交

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